Úřední zprávu jste přečetli, vyřídili a nechali v datovce. Za několik měsíců se k ní potřebujete vrátit. Jenže datová schránka není e-mailový archiv, ve kterém starý dopis prostě počká. Chcete-li si zprávy nechat, uložte si jejich kopie. Bezplatnou archivaci nabízí Portál občana, ale musíte ji nejdřív zapnout.
Praktická rada je jednoduchá: v Portálu občana otevřete nastavení datové schránky, vyberte příslušnou schránku a zapněte archivaci. U důležité zprávy, kterou chcete uložit hned, můžete použít samostatné tlačítko „kopírovat do archivu“. Tak postup popisuje oficiální návod Portálu občana. Připojením datovky ještě nemáte ověřeno, že je archivace zapnutá.
Devadesát dní není totéž co lhůta na odpověď
Podle FAQ datových schránek zůstává zpráva doručená přihlášením ve schránce 90 dní od přihlášení člověka, který měl oprávnění seznámit se s jejím obsahem. Potom se vymaže. Nespoléhejte tedy na to, že si jednou přečtený dokument vyzvednete třeba za rok.
U doručení fikcí FAQ popisuje odlišný začátek počítání: pokud se nikdo s příslušným oprávněním nepřihlásí, zpráva se považuje za doručenou po deseti dnech od dodání, ale devadesátidenní doba pro vymazání začne běžet až následným přihlášením oprávněné osoby. Věta „všechno zmizí přesně 90 dní po doručení“ proto není dost přesná.
Tohle je vysvětlení uchování zpráv, nikoli návod, jak odkládat úřední povinnosti. Lhůtu pro odpověď, platbu nebo jiný úkon hledejte v konkrétním dokumentu. Z toho, že zpráva ještě zůstává ve schránce, nelze usuzovat, kolik času máte na její vyřízení.
Archivaci zapněte u správné schránky
Portál občana umožňuje připojit více datovek a přepínat mezi nimi v rámci jednoho přihlášení. Můžete tak mít vedle sebe osobní schránku a schránku podnikající fyzické osoby. Při nastavování si proto zkontrolujte, kterou právě vybíráte. U podnikatelské schránky nastavení ověřte zvlášť.
Pokud datovku v Portálu občana ještě nemáte, návod k připojení vede přes položku „Datovka“ v horním menu a volbu „Připojit další datovku“ v levém menu. Následuje přesměrování k přihlášení do datových schránek a souhlas s přístupem Portálu občana. Teprve potom zkontrolujte přepínač archivace u konkrétní schránky.
Návod k archivaci uvádí dvě podmínky: připojenou datovou schránku a občanství ČR nebo povolený pobyt v ČR. Funkce je podle něj dostupná i v mobilní aplikaci Portálu občana. Nezaměňujte ji s placeným Datovým trezorem, který FAQ ISDS uvádí mezi dalšími možnostmi uchování zpráv.
Kopie v archivu není přesunutá zpráva
Portál občana v návodu uvádí, že automatickou archivaci provádí po třech týdnech od doručení. Neslibuje tedy okamžité ukládání každé nově příchozí zprávy. Když chcete mít konkrétní dokument uložený hned, otevřete zprávu a použijte „kopírovat do archivu“. Podle návodu je tlačítko pod zprávou vlevo dole a jednotlivé zprávy lze takto ukládat i bez zapnuté automatické archivace.
Zpráva přitom může dál zůstat viditelná ve schránce. Není to chyba ani důkaz, že se nic neuložilo: v archivu vzniká kopie, původní zpráva se tam nepřesouvá. Po uložení si proto ověřte, že ji skutečně najdete také v archivu, včetně potřebných příloh.
Zapnutí funkce neberte jako obnovu už smazané historie. Pokud starý dokument ve schránce není, nejdřív projděte dříve uložené kopie. FAQ ISDS připomíná i možnost vlastního ukládání na počítač nebo externí nosič. Po zapnutí archivace si proto neslibujte, že se staré chybějící zprávy znovu objeví.
E-mailové upozornění dokument nenahrazuje
V e-mailu možná dohledáte oznámení o nové datové zprávě. To ale není záložní kopie dopisu. Oficiální FAQ rozlišuje e-mailovou notifikaci a samotnou datovou zprávu, kterou vám na e-mail nepřeposílá. Upozornění pomůže zjistit, že něco přišlo. Obsah si musíte uchovat zvlášť.
Než tedy příště zavřete vyřízenou zprávu, kterou ještě můžete potřebovat, zkontrolujte její kopii v archivu. A máte-li datovek víc, podívejte se na nastavení každé z nich. Přepínač u jedné schránky není potvrzení za všechny ostatní.
Úvodní obrázek je ilustrační, vytvořený pomocí AI.
Sdílejte článek
